Ein zusätzliches Dashboard löst keine ungeklärte Zuständigkeit. Und eine digitale Checkliste macht eine Übergabe nicht besser, wenn niemand weiß, wer auf die Information reagieren muss. Trotzdem beginnen Gespräche über Digitalisierung im Krankenhaus oft bei der Lösung: Welches System kaufen wir? Welche Daten können wir anzeigen? Was lässt sich automatisieren?
Das sind berechtigte Fragen. Für mich kommen sie nur zu früh, wenn noch unklar ist, wie die Versorgung heute tatsächlich abläuft und wo sie ins Stocken gerät.
Ich habe als Kinderkrankenpfleger gearbeitet und später klinische Abläufe aus der Perspektive von IT, Prozessentwicklung und Innovation betrachtet. Gerade diese verschiedenen Blickwinkel haben meine Haltung geprägt: Digitalisierung ist dann gut, wenn sie die Arbeit an einer konkreten Stelle leichter und die Versorgung nachvollziehbarer macht. Ein neues System allein ist noch keine Verbesserung.
Beispiel Entlassung: Der Prozess endet nicht an der Abteilungsgrenze
Nehmen wir die Entlassung als Beispiel. Auf dem Papier ist sie ein einzelner Schritt. Im Alltag hängen daran ärztliche Entscheidungen, pflegerische Informationen, ein möglicher Bedarf an Unterstützung nach dem Aufenthalt, Unterlagen, Absprachen mit Angehörigen und die Frage, wann die Patientin oder der Patient überhaupt informiert wird.
Stellen wir uns vor, die ärztliche Entscheidung lautet: Eine Entlassung ist morgen möglich. Damit ist für die Station noch wenig gewonnen, wenn die Pflege davon spät erfährt, die Anschlussversorgung nicht geklärt ist oder die nötigen Unterlagen erst am nächsten Tag zusammengestellt werden. Ein digitales Häkchen bei „Entlassung geplant“ behebt diese Lücke nicht von selbst.
Das Beispiel ist bewusst hypothetisch; die tatsächlichen Abläufe unterscheiden sich von Haus zu Haus. Aber die entscheidenden Fragen sind ähnlich: Wer erkennt frühzeitig, dass eine Entlassung absehbar ist? Wer benötigt welche Information? Wo wartet jemand auf eine Entscheidung, die an anderer Stelle längst getroffen wurde? Und an welcher Stelle wird etwas doppelt erfasst, weil zwei Systeme oder Teams nicht sinnvoll zusammenarbeiten?
Wenn wir nur einen dieser Schritte digitalisieren, kann die Oberfläche moderner aussehen, während das eigentliche Problem bestehen bleibt. Wer einen Prozess verbessern will, muss ihn über Berufsgruppen und Systemgrenzen hinweg betrachten.
Mein Prüfblick: Entscheidung, Information, Handlung
Bei solchen Abläufen schaue ich auf drei Punkte. Entscheidung: Was wurde fachlich entschieden, und von wem? Information: Wer muss das wann wissen, in welcher Form und in welchem System? Handlung: Was soll daraufhin passieren, und ist klar, wer dafür zuständig ist?
Die Lücke liegt häufig zwischen diesen Punkten. Eine Entscheidung kann getroffen sein, ohne das nächste Team rechtzeitig zu erreichen. Eine Information kann sichtbar sein, ohne eine eindeutige Handlung auszulösen. Wer nur mehr Daten erfasst, löst beides nicht automatisch. In einem konkreten Projekt müsste man zunächst beobachten, an welcher dieser Stellen die Reibung wirklich entsteht.
Krankenhausprozesse analysieren: Fünf Fragen vor der nächsten Lösung
Ich würde ein Digitalprojekt deshalb mit fünf Fragen beginnen:
- Welches konkrete Problem wollen wir lösen? „Wir müssen digitaler werden“ beschreibt noch kein Problem. „Eine wichtige Information erreicht das nächste Team zu spät“ schon.
- Wer ist am Ablauf beteiligt? Neben Medizin, Pflege und Verwaltung gehören je nach Thema auch weitere Berufsgruppen sowie Patientinnen und Patienten dazu. Ihre Arbeit lässt sich nicht allein aus einem Organigramm ableiten.
- Wo entstehen Wartezeiten, Rückfragen und doppelte Arbeit? Gerade Übergaben zeigen, ob Informationen verfügbar und Zuständigkeiten klar sind.
- Was muss sich nach der Einführung messbar ändern? Bei einer Entlassung könnte man etwa messen, wie viel Zeit zwischen Entscheidung und Information des nächsten Teams liegt oder wie oft dieselbe Angabe erneut erfragt wird. Welche Größe sinnvoll ist, hängt vom konkreten Prozess ab.
- Wer prüft im Alltag, ob die Änderung funktioniert? Ein erfolgreicher Start im Projektplan sagt wenig darüber aus, ob die Lösung nach einigen Wochen tatsächlich genutzt wird und Arbeit erleichtert.
Für diese Fragen muss niemand monatelang einen perfekten Sollprozess zeichnen. Oft reichen ein klar abgegrenzter Ablauf, Gespräche mit den beteiligten Teams und ein ehrlicher Blick auf einige reale Fälle, um den ersten sinnvollen Verbesserungsschritt zu erkennen. Danach kann man gezielt testen und dieselben Beobachtungen vor und nach der Änderung vergleichen.
Die Menschen kennen die Ausnahmen
Prozessdiagramme zeigen meistens, wie etwas vorgesehen ist. Menschen im Arbeitsalltag können sagen, was passiert, wenn eine Information fehlt, ein System nicht erreichbar ist oder sich der Zustand eines Patienten plötzlich ändert. Genau dort entscheidet sich, ob eine digitale Lösung trägt.
Wer Pflegekräfte und andere Anwenderinnen und Anwender erst kurz vor dem Start einbindet, erhält vor allem Rückmeldungen zu einer bereits festgelegten Lösung. Wer sie früh fragt, kann das Problem besser verstehen. Das bedeutet nicht, dass jede individuelle Gewohnheit zur technischen Vorgabe werden muss. Es bedeutet, Ausnahmen, Zuständigkeiten und Belastungen ernst zu nehmen, bevor sie in Software festgeschrieben werden.
Gute Technik macht den nächsten Schritt klarer
Natürlich brauchen Krankenhäuser leistungsfähige Systeme. Daten sollten dort verfügbar sein, wo Entscheidungen fallen. Übergaben sollten nachvollziehbar sein. Routinearbeit darf vereinfacht werden. Manchmal ist auch ein neues System der Anlass, einen Prozess erstmals gemeinsam zu betrachten.
Der Maßstab bleibt für mich aber derselbe: Was kann jemand nach der Veränderung besser tun? Kommt eine Information rechtzeitig an? Muss sie seltener erneut eingegeben werden? Ist erkennbar, wer als Nächstes handeln soll? Und merken Patientinnen und Patienten etwas von der Verbesserung?
Wer diese Fragen beantworten kann, spricht über bessere Abläufe in der Versorgung. Genau dafür sollte Technik da sein.
Zum Hintergrund: Die AHRQ-Arbeit zur Analyse klinischer Arbeitsabläufe untersucht vor allem ambulante Versorgung und begründet, warum Aufgaben und Rollen vor der Einführung von Gesundheits-IT verstanden werden sollten. Die SAFER-Empfehlungen des US Office of the National Coordinator for Health IT betonen die Zusammenarbeit verschiedener Berufsgruppen, sichere klinische Prozesse und Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag. Das Entlassungsbeispiel ist hypothetisch; der Prüfblick und die Bewertungen sind meine eigene Einordnung.
Über den Autor: Lars Drüke-Thiele ist ausgebildeter Kinderkrankenpfleger. Er arbeitete in der Medizinpädagogik, begleitete die Einführung von Krankenhaus-IT und analysierte als Clinical Process Engineer klinische Abläufe. Heute verbindet er diese Perspektiven im Innovationsvertrieb und in Fachgesprächen über Krankenhausdigitalisierung.
